La administración del tiempo y la planeación en el mundo ejecutivo

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Cada día al empezar nuestras actividades vale la pena hacer un ejercicio de planeación que permita aprovechar mejor la energía de la mañana, ser más productivo en la consecución de metas concretas y enfocarse en aquello que es lo mas importante en lugar de lo más urgente. De este modo, y a la manera de los chef que estudian sus recetas y preparan los ingredientes antes de iniciar la elaboración de platillos, se reduce el estrés de trabajar “sobre la marcha” y se procura una perfecta ejecución del proceso administrativo. Con este claro ejemplo Ron Friedman nos transmite en su artículo How to Spend the First 10 Minutes of Your Day, publicado en el blog de la Harvard Business Review el 19 de Junio de 2014, (http://blogs.hbr.org) la importancia de la planeación y administración del tiempo, tema sobre el cual conviene hacer unas reflexiones, revalorar su importancia en nuestras actividades de cada día y saber que existen métodos y tecnologías que nos permiten hacer un uso más eficiente de ese recurso escaso y valioso que es el tiempo.

Con la existencia de tecnologías y dispositivos móviles que nos permiten estar conectados en todo momento y lugar, en el mundo ejecutivo actual se vive una sobrecarga de información y datos que algunos llaman hipercomunicación. Estos mensajes necesitan asimilarse de manera apropiada, seleccionando aquello que es útil para el cumplimiento de las prioridades y dejando a un lado lo que se presenta menos relevante. Si bien herramientas como el correo electrónico, las redes sociales y mensajería instantánea nos permiten estar en contacto permanente, también pueden funcionar como interruptores de nuestra actividad o proveedores de múltiple información que pueden inducirnos a perder el enfoque y reducir nuestra eficiencia y efectividad en la consecución de metas. Sumado a estas condiciones creadas por la tecnología se encuentran aquellas prácticas que son malos hábitos comunes en la administración, entre ellas el trabajar en base a lo que es urgente, más que lo que es importante; la planeación inadecuada, la dificultad para decir “no”, la pobre comunicación entre los niveles de la estructura y reuniones no productivas entre otros factores que reducen la eficiencia y productividad del día a día. Ante esto, la planeación y la administración correcta del tiempo cobran aún mayor importancia.

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La revaloración del uso adecuado del tiempo durante el día es un aspecto crucial para el ejecutivo de hoy. Ello implica un proceso de planeación y ejercicio consiente sobre la cantidad de tiempo que dedicamos a actividades especificas y para eso se pueden utilizar ciertas técnicas al momento de ejecutar tareas. Un primer paso es el establecimiento de la división clara de lo que es urgente y lo que es importante. Herramientas como el Análisis ABC, el Análisis de Pareto o el Método Ensenhower nos permiten la clasificación de actividades en urgentes e importantes para de esta manera asignar nuestras prioridades que nos permitan ser más eficaces en menos tiempo. Otra forma de acercarse a la administración del tiempo es a través de la atención de condiciones personales para poder después asumir responsabilidades laborales, para eso el método POSEC (Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing) permite definir ese equilibrio de metas personales y laborales mediante la priorización de metas y actividades que cumplir.

Para ayudarnos a cumplir nuestros objetivos diarios existen también aplicaciones muy prácticas de gestión de proyectos (Apps) que permiten el trabajo colaborativo para la administración de tareas. Estas pueden instalarse en nuestro celular, tableta y laptop y nos permiten crear listas de tareas o proyectos por hacer, compartirlas con otras personas, asignarles prioridades y tiempos y dar seguimiento en tiempo real. Entre las más populares están Asana, Dropbox, wunderlist o evernote que cada día tienen más usuarios que las usan para administrar tareas aprovechando las ventajas de la era de la información.

El uso de estos métodos y recursos tecnológicos están a la mano y no requieren más que incorporarlas en nuestras prácticas diarias de gestión, sin embargo lo más importante es tener el convencimiento de la importancia de administrar el tiempo para mejorar nuestro desempeño diario y sobre todo la voluntad de aplicarlos conscientemente. Las ventajas que esto nos ofrece van desde poder realizar más cosas en menos tiempo, el hacer que nos enfoquemos en lo que es realmente importante para así administrar nuestro potencial, y tener a nuestra disposición ese tiempo y energía que ahorramos para poder generar nuevos proyectos, desarrollar nuevas propuestas y disponer de tiempo libre para el esparcimiento y la convivencia familiar.

perfilÁngel Rivero Palomo                                                     Internacionalista con Maestrías en  Humanidades, Negocios y Periodismo. Leadership Scholar (Kellogg School of Management, Northwestern University) con estudios de Gerencia Pública en Harvard Kennedy School. Doctorante en Gobierno y Gestión Pública.                                                                              

twitter_ @arivero2002                                               mail_ arivero2002@hotmail.com

 

~ por Angel Rivero Palomo en 4 agosto 2014.

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